在全球數(shù)據(jù)化時代，隨著計算機和網(wǎng)絡應用實現(xiàn)快速普及和發(fā)展，科研管理信息系統(tǒng)的應用成為大勢所趨。在科技處、信息中心以及技術(shù)公司的共同努力下，我院青年基金申報與管理信息系統(tǒng)于2021年12月正式上線投入使用。

院青年基金申報與管理信息系統(tǒng)是在整個科研信息管理系統(tǒng)的基礎上，根據(jù)院青年基金的項目特點，將院內(nèi)申報、項目初審、專家函審、項目立項、中期考核、結(jié)題驗收等環(huán)節(jié)有機結(jié)合在線上的系統(tǒng)，通過先進的工作流程對科研業(yè)務進行全面管理，推動科研管理過程全面信息化，有效提高科研管理水平。

通過整體功能設計，與以往管理流程相比，該系統(tǒng)在院青年基金的申報與管理的各個方面均表現(xiàn)出便捷性和先進性，具體內(nèi)容如下：

1.簡化申報流程

新系統(tǒng)將原來的兩個院青年基金申報表格整合成一套線上申報系統(tǒng)，分為結(jié)構(gòu)式表格和申報文本兩個內(nèi)容，同時加入格式和字數(shù)限制，使院青年基金的申報更加規(guī)范化、標準化，提高申報效率。

2.優(yōu)化審核流程

申報院青年基金須滿足正式職工、年齡、職稱以及學歷等多方面條件，審核工作較為復雜。引入網(wǎng)報系統(tǒng)后，可以部分對接人事處信息系統(tǒng)，“一鍵式”帶入申報者的部分信息，使審核工作更加方便、快捷，同時減少人為的錯誤，提高審核效率。

3.改良院外專家函審流程

新系統(tǒng)將原來通過院外專家郵箱函審的形式改良為線上函審，給每位函審專家設定系統(tǒng)的用戶名和密碼，專家進入系統(tǒng)后可查看每個項目資料并做出評價。這解決了以往函審過程中曾出現(xiàn)的項目資料對應困難、專家意見錄入不便等問題，提高了函審效率。

4.完善院內(nèi)遴選答辯前的材料準備

通過院外函審后，項目需要進行最后的院內(nèi)遴選答辯。答辯需提交一份紙質(zhì)申報書，在以往的模式中，有的申報者會反復修改和更換申報書，增加了臨床科研工作者的無效時間。引入申報系統(tǒng)后，紙質(zhì)版要求申報者自行下載打印，最終版需有審核通過后帶“院青年基金”字樣的水印，修改和更換的次數(shù)大幅減少。

5.完善立項、中期及結(jié)題流程

通過在系統(tǒng)中提交合同書、中期報告及結(jié)題報告，實現(xiàn)院青年基金的全流程管理，同時每個環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中可追溯查詢，便于檔案管理。

2022年院青年基金申報正式啟用該申報系統(tǒng)，目前共收到81個項目，申報數(shù)量比往年同期增長約59%，大幅提高了申報效率，節(jié)約了申報和管理過程中的人力、物力和時間，同時也為院內(nèi)其他申報流程的開發(fā)、應用和管理提供學習借鑒新思路。

（薦稿：周健）